Op zakenreis naar Japan? Wij gaan je in dit artikel helpen met de Japanse etiquette voor het zakendoen in Japan. Er zijn namelijk enkele gebruiken en gewoontes die niet zo standaard zijn en verschillen met de zakencultuur in Nederland of België. Met de volgende etiquettes maak je indruk op de Japanner en zal het gesprek tussen jullie bedrijven vloeiender en hopelijk ook voorspoediger verlopen. Gebruik deze tips ook zeker tijdens je bezoek aan de World Expo 2025 in Osaka.
Japanse etiquette tijdens het zakendoen
De zakelijke etiquette in Japan worden sterk beïnvloed door de sociale structuur en cultuur in het land. Inzicht in de zakelijke cultuur, zoals hoe Japanse lichaamstaal te lezen, onderhandelingen in zijn werk gaan en de bedrijfs ethiek kunnen je veel helpen tijdens een gesprek. Hieronder volgen onze tips voor een succesvolle deal in Japan.
#1 Kom absoluut niet te laat!
Tijd is geld en een belangrijk middel in elk bedrijf. Maar in Japan wordt de tijd zo strikt in acht genomen dat het normaal en respectvol is om ten minste 10 minuten te vroeg op een vergadering aan te komen. Dit is niet alleen beleefd, maar ook met het oog op het oplossen van mogelijke vertragingen, tegenslagen en onverwachte problemen.
Vroeg komen wordt in het algemeen ook gezien als een verantwoordelijke eigenschap waardoor iemand betrouwbaar overkomt, wat natuurlijk perfect is om een goede eerste indruk te maken op een toekomstige zakenpartner. Een excuusje dat de treinen niet op tijd rijden werkt helaas niet, de Shinkansen en anderen treinen rijden namelijk altijd op tijd in Japan.
#2 Breng een cadeau mee (omiyage)
Al sinds ver voor de handel via de VOC in Deshima tussen Nederland en Japan is het gebruikelijk om een cadeautje (omiyage) mee te nemen voor de andere partij. Vroeger was het zelfs zo dat als jij eerst een cadeautje ontving de gever een groter cadeau terugverwacht.
Grote kans dat je nu een cadeau krijgt van de Japanner bij een eerste ontmoeting, pak dit cadeautje niet gelijk uit in het bijzijn of tijdens de vergadering, dit is onbeleefd. Bedank de Japanner er uiteraard wel voor. Geef zelf ook altijd een cadeau bij de eerste ontmoeting, iets typisch vanuit Nederland of België vinden ze helemaal fantastisch. Overdrijf niet want dat kan vernederend werken, plus zorg dat het geschenk niet in een set van 4 zit. Het getal 4 wordt namelijk hetzelfde uitgesproken als het woord voor dood. Erg grimmig dus om zo een vergadering te starten.
#3 Zorg voor veel kennis van het gespreksonderwerp
Veel van de voorbereidingen voor een zakelijke bijeenkomst, zoals gedrukte documenten en visitekaartjes, zijn tegenwoordig meer symbolisch, aangezien alles digitaal of online toegankelijk is. Het is echter in Japan een soort hoffelijkheid tegenover de andere partij om klaar te staan met documenten en visitekaartjes, en eventueel een persoonlijke aktetas om alles georganiseerd te houden.
In het geval van gedrukt materiaal is het ideaal om een kopie te voorzien voor iedereen die de vergadering bijwoont. Maar omdat het niet altijd vaststaat hoeveel er aanwezig zijn, is het het beste om de medewerkers van de andere partij voldoende tijd voor de vergadering te vragen, bijvoorbeeld een dag of twee van tevoren, om de documenten voor te bereiden. Neem er anders gewoon meer dan genoeg mee.
#4 Geen agendapunten of beslissingen publiekelijk doordrukken
Zakelijke deals in Japan worden zelden gesloten tijdens de eerste ontmoeting, dus wees niet te ontmoedigd als je met lege handen wegloopt. Japanse bedrijven plannen meestal voor de lange termijn en geven er de voorkeur aan de producten en diensten te leren kennen en een zakelijke overeenkomst te sluiten – een beetje zoals vrienden maken of het hof maken.
Ook is het ontmoedigend om de gastheer of de andere partij onder druk te zetten om ter plekke een beslissing te nemen. Voor in een groepsgesprek of vergadering met meerdere collega’s.
De Japanners staan erom bekend directe uitspraken te vermijden (lastig voor ons Nederlanders), waardoor het voor iemand die niet vertrouwd is met deze aard gemakkelijk is te antwoorden als “het is moeilijk” of “we zullen erover nadenken” verkeerd te interpreteren. Hoewel deze zinnen hoopvol lijken, zijn ze meestal een beleefde en indirecte manier om “nee” te zeggen, evenals het veranderen van onderwerp of het doen alsof je het niet begrijpt.
#5 Business kaartjes (meishi)
In Nederland en België verliezen deze kaartjes meer waarde met de jaren. In Japan heeft een diepere symbolische betekenis en is er zelfs een volgorde waarin de kaartjes worden uitgewisseld. De volgorde van het geven van visitekaartjes begint bij de hoogste functionaris en loopt door naar de laagste.
Visitekaartjes worden gegeven en ontvangen met twee handen en met een korte buiging als voor een groet of een bedankje. Maar in plaats van ze onmiddellijk in je portemonnee op te bergen, worden ze gewoonlijk tot het einde van de vergadering op tafel gelegd. Dit is ook een goede gewoonte wanneer je de namen en titels van de mensen in de vergadering probeert te onthouden.
#6 Kleding maakt de zakenpartner
Presentatie speelt een grote rol bij het maken van een indruk op mensen, vooral als het gaat om zaken doen. In Japan houden zakenmensen het meestal bij eenvoudige en donkere kleuren zoals zwart of grijs, omdat die er schoon en professioneler uitzien. Naast de normale pakken is het ook aanvaardbaar om een broek te dragen tijdens vergaderingen.
Hoewel er uitzonderingen kunnen zijn, zoals in de zomer, waar een overhemd en een kaki acceptabel zijn, is een spijkerbroek vaak te casual om zaken in te doen.
Bovenkleding zoals winterjassen en colberts moeten altijd buiten het kantoor worden uitgedaan. Pakjassen moeten altijd worden gedragen op kantoor en tijdens vergaderingen, tenzij het ’s zomers te ongemakkelijk of te warm wordt.
#7 Wacht met plaatsnemen in de vergaderruimte
Het wordt in Japan als onbeleefd beschouwd als iemand gaat zitten voordat de gastheer of gastvrouw hem naar zijn of haar stoel heeft verwezen. Gasten tijdens een zakelijke bijeenkomst worden gewoonlijk naar de stoel of stoelen geleid die het verst van de deur verwijderd zijn. Deze praktijk komt voort uit oude gewoonten uit de tijd dat samoerai of indringers in het oude Japan veel voorkwamen. Hoewel het tegenwoordig bijna onmogelijk is dat er een samoerai aanvalt, zullen de stoelen die het verst van de deur verwijderd zijn het minst storend zijn wanneer iemand de zaal binnenkomt of verlaat, en het dient als beleefdheid tegenover de bezoekende partij.
Natuurlijk kunnen de aangewezen plaatsen nog veranderen, omdat de situaties niet uniform zijn. Als je niet zeker weet wat je moet doen, wacht dan gewoon tot de gastheer/vrouw je naar de zitplaats brengt.
#8 Accepteer de drankjes en snacks
Tijdens vergaderingen krijgen de deelnemers gewoonlijk groene thee (matcha) of een snack aangeboden. Hoewel het niet ongebruikelijk is dat je iets geserveerd krijgt wat je niet lekker vindt, wordt het weigeren van het aanbod als onbeleefd gezien. Je hoeft de aangeboden snack of drank niet op te eten, je kunt ze gewoon laten staan.
Als je het drankje opdrinkt, zal de gastheer het kopje weer bijvullen of een ander halen. Als je liever geen aangevuld drankje wilt, dan kan je het beste dit kopje gewoon laten staan zonder het helemaal leeg te drinken. Zo hoef je eigenlijk geen nee te zeggen tegen een hervulling.
#9 Aantekeningen maken tijdens de vergadering
Aantekeningen maken tijdens een vergadering geeft de indruk dat de persoon aandacht heeft en de spreker respecteert. Dit impliceert ook dat de persoon verantwoordelijk is en geïnteresseerd is in het onderwerp.
Een blik op de klok of een polshorloge duiden op ongeduld of desinteresse. Hoewel dit ook een subtiele manier kan zijn om de andere partij te laten zien dat het onderwerp of voorstel er niet doorheen komt. Let dus op met het kijken naar een horloge of klok want dit heeft gevolgen.
#10 Complimenten geven
Hoewel het soms kan worden gezien als zoete praatjes of slijmen, is het vleien van de andere partij een goede manier om een zakelijke relatie op een positieve manier tot stand te brengen. De zakencultuur in Japan neigt ertoe zich te concentreren op de relatie tussen partners in plaats van op de voordelen van een overeenkomst. Het maken van een goede eerste indruk is een van de eerste stappen voor het creëren van een langdurige samenwerking.
Je eigen product of dienst complimenteren is een ander verhaal. Zoals je kunt raden, kan het overdreven complimenteren van eigen kunnen of producten overkomen als arrogant of egocentrisch, en daar wordt zwaar op neergekeken.
De Japanners waarderen bescheidenheid. De manier waarop je je normaal gedraagt kan schurend en aanstootgevend zijn zonder dat je het beseft. Tijdens een zakelijke bijeenkomst is het belangrijk hier rekening mee te houden en op een rustige toon te spreken zonder al te veel ophef te maken.
#11 Leeftijd en status spelen een belangrijk rol
Terwijl de oudste man in de kamer traditioneel wordt beschouwd als de meest senior medewerker, is dit niet altijd meer de situatie. Dit is waar visitekaartjes van ons vorige punt nuttig kunnen zijn om je te helpen de hierarchise balans te begrijpen, en om zo de sociale interacties met iedereen in de kamer te dicteren.
In het geval dat het onduidelijk is, kan een klein onderzoek naar de betrokkenen bij de vergadering je helpen bepalen wie de meest senior is en welke hiërarchie je tijdens de vergadering moet volgen.
De sociale interacties met betrekking tot de senioriteit binnen een groep bepalen de volgorde van de interacties tijdens een vergadering, of zelfs daarbuiten. Senioren worden gewoonlijk eerst voorgesteld, daarna volgen de junioren.
Als het gaat om zaken buiten het kantoor, zoals het reizen in een taxi, worden de taken overgelaten aan de junior, terwijl de senior zich nergens zorgen over hoeft te maken. In dit geval zit de jongste op de passagiersstoel, waar hij de chauffeur aanwijzingen kan geven en de rit kan betalen, en de oudste zit vlak achter de chauffeur.
In een bar voor een sociale borrel achteraf zal niemand weggaan voordat de baas of meest senior persoon in de groep weggaat. Het kan dus zijn dat Japanners met tegenzin blijven zitten, dit zullen ze niet laten blijken.
#12 Buigen tijdens een ontmoeting
Anders dan in Westerse landen is buigen een manier om iemand te begroeten in het grootste deel van Oost-Azië, Japan inbegrepen. Er zijn hoofdzakelijk drie manieren om te buigen, afhankelijk van hoeveel respect je voor iemand hebt of hoe verontschuldigend je bent.
Een lichte buiging van 15 graden is de meer casual of informele manier om iemand te begroeten. Tijdens vergaderingen echter, buigt men gewoonlijk op 30 tot 45 graden en houdt dit een paar seconden vast.
In ditzelfde opzicht, wanneer de gastheer je naar de lift brengt, moet je niet verbaasd zijn als hij een paar seconden buigt of zelfs de hele tijd tot de lift komt. Wanneer dit gebeurt, is het goed om de beweging na te bootsen voor ongeveer dezelfde tijd om beleefd te zijn. Handen schudden komt bijna niet voor en al helemaal niet na de corona pandemie. Toch zullen de Japanners dit ongemakkelijk wel accepteren.
#13 Neem een tolk mee
Grote kans dat de managers of senioren in de vergadering slecht tot geen Engels spreken. Dit kan het gesprek zeer moeizaam maken. Het is daarom aan te raden om te kijken of het meenemen van een tolk verstandig is. Dit helpt misverstanden te voorkomen plus de tolk kan je helpen met de etiquette.
Wat wel erg leuk is om het ijs te breken is enkele Japanse woorden/zinnen te leren en deze te gebruiken. De Japanners zullen dit geweldig vinden.
Een shortlist met absolute dooddoeners tijdens een zakelijke meeting
Hieronder een handige lijst met enkele beledigende of dooddoeners die je ten alle tijden moet voorkomen wil je succesvol zaken doen in Japan.
- Spreek een manager of senior nooit publiekelijk tegen. Dit kan achteraf wel face-to-face maar niet tijdens de vergadering.
- Toon geen negatieve emoties, blijf positief hoe slecht het antwoord ook is van de andere partij.
- Speek nooit in voornamen tenzij de formaliteit al is gebroken, altijd achternaam + “san” dus bijvoorbeeld “Miyagi san“.
- Krijg je een uitnodiging voor een sociale activiteit na het werk dan is dit een super positief signaal ookal zijn er nog geen deals gesloten. Sla deze uitnodiging nooit af want dat kan slecht uitpakken voor de deal.
- Nooit je eigen drankje inschenken of pakken. Dit zal de gastheer/vrouw doen of voor zorgen.
- Teveel parfum, flashy sieraden of horloges zijn een echte no-no. Wees subtiel en de plane Jane of John gezien dit vertrouwd overkomt
- Geef geen eten door tijdens een lunch of avondeten met je stokjes. Leer jezelf ook met stokjes eten dit zal indruk maken.
- Excuusjes zijn op zijn plaats maar moeten altijd resulteren in een oplossing. Een loos excuus zonder dat je een oplossing geeft is not done.
- Afval gooi je niet zomaar weg op straat of laat je achter in het kantoor. Bewaar dit en gooi het later weg.
Volg je deze etiquette voor het zaken doen in Japan dan weten wij zeker dat je succesvol gaat zijn. Volg je verstand, wees beleefd en geef de Japanner vooral de ruimte en het woord. Uiteindelijk zal het ijs gebroken worden en de sfeer informeler worden wat tot een succesvolle samenwerking zal leiden.
